Подача документів з метою внесення інформації про дитину до закордонного паспорта одного з батьків (законних представників) здійснюється  в порядку живої черги відповідно до встановленого графіку прийому  https://gdansk.mfa.gov.ua/prijom-gromadyan . В даному випадку записуватися на консульський прийом з використанням електронної черги (бронювати час візиту) не потрібно.

Для внесення до закордонного паспорта одного з батьків (законних представників) інформації про дитину віком до 16 років необхідно особисто звернутися до Консульства України в Гданську та подати наступні документи  (копії та оригінали) :

• паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
• паспорт громадянина України у формі ID-картки або книжечки зразка 1994 року;
• свідоцтво про народження дитини. Якщо дитина народилася за межами України - подається іноземне свідоцтво про народження (у Польщі  -  Odpis ZUPEŁNY aktu urodzenia) разом з офіційним перекладом на українську мову та довідкою про набуття громадянства;
• довідка про реєстрацію особи громадянином України (якщо дитина народилася поза межами  України або один із батьків є іноземцем);
• дві фотокартки дитини розміром 35 × 45 мм на білому фоні із зображенням обличчя не менше 70% загальної площі фото;
• заява про внесення до закордонного паспорта інформації про дитину vnesennya-ditini-do-pasporta-1.png.

За результатами проведених перевірок щодо встановлення особи консульська посадова особа вносить на 2-5 сторінці Закордонного паспорта одного з батьків (законних представників) інформацію про дитину, вклеює фотокартку дитини на будь-якій вільній сторінці та скріплює її гербовою печаткою.

При цьому особиста присутність дитини не обов’язкова.