1. Закон України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особи чи її спеціальний статус» від 20.11.2012 року зі змінами
2. Закон України «Про порядок виїзду з України та в’їзду в Україну громадян України» від 21 січня 1994 року зі змінами
3. Постанова Кабінету Міністрів України від 07.05.2014 року № 152 «Про затвердження зразка бланка, технічного опису та Порядку оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі, визнання недійсних та знищення паспорта громадянина України для виїзду за кордон»

• 1. Заповнена заява zayava-anketa-na-pasport-dlya-ditini-do-16-rokiv.pdf ;
• 
  
• 2. Свідоцтво про народження дитини – оригінал та копія;
• Якщо дитина народилася за межами України - подається іноземне свідоцтво про народження (у Польщі  -  Odpis ZUPEŁNY aktu urodzenia) разом з офіційним перекладом на українську мову та довідкою про набуття громадянства;
• 
  
• 3. Довідка про реєстрацію особи громадянином України (у разі народження дитини поза межами України) - оригінал та копія.
• Якщо довідка не видавалася то необхідно зібрати пакет документів для її отримання https://gdansk.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/diyi-z-pitan-gromadyanstva ; 
• Набуття громадянства у Консульстві України в Гданську проводиться виключно щодо дітей, які народилися на території Поморського, Західньопоморського, Куявсько-Поморського та Вармінсько-Мазурського воєводств;
• 
  
• 4. Попередній закордонний паспорт дитини (у разі наявності) та/або ID-карти (дітям з 14 років)  - оригінал та копія першої сторінки;
• Просимо звернути увагу, що для оформлення нового закордонного паспорта дітям старше 14 років ОБОВ’ЯЗКОВО потрібно надати дійсний  закордонний паспорт або ID-карту;
• 
  
• 5. Закордонний (за відсутності - внутрішній) паспорт громадянина України того з батьків, хто подає заяву - оригінал та копії сторінок з відмітками.
• 
  

6.  Паспорт громадянина України -  ID-карти (дітям з 14 років) - оригінал та копія;

7. Документ, який підтверджує легальність перебування на території Республіки Польща дитини та/або  батьків. На території Польщі один з таких документів – карта побиту /дійсна віза / песель/ мельдунок/ позитивна децизія - оригінал та копія;

8.  Підтвердження оплати консульського збору;

Консульський збір  – 166 PLN (автоматизована обробка даних 166 PLN + оформлення паспорта безкоштовно). 

Консульський збір справляється під час прийому громадян у безготівковій формі (банківською карткою в установі або у найближчому відділені банку чи пошти готівкою). При оплаті консульського збору банківською карткою в установі просимо врахувати, що банківська комісія складає 4 PLN.

9. Кольорове фото 10*15 (білий фон, 60% обличчя) та 1 фото -3,5*4,5 см

УВАГА! Присутність дитини обов’язкова тільки з 12 років.

Зразок фото 

1. Заповнена заява zayava-pasport.png;

2. Попередній закордонний (за відсутності - внутрішній) паспорт (оригінал та копія сторінок з відмітками);

У разі втрати подається довідка з поліції про втрату документів.

3. Копія паспорта громадянина України (сторінки з відмітками);

4. Документ, який підтверджує легальність перебування на території Республіки Польща. На території Польщі один з таких документів – карта побиту /дійсна віза / песель/ мельдунок/ позитивна децизія - оригінал та копія;

5. Довідка про реєстрацію місця проживання в Україні/ довідка про реєстрацію місця проживання тимчасово переміщеної особи (за наявності)  - копія;

6. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності)  - копія ;

7. Підтвердження оплати консульського збору;

Консульський збір  – 539 PLN (автоматизована обробка даних 166 PLN + оформлення паспорта 373 PLN). 

Консульський збір справляється під час прийому громадян у безготівковій формі (банківською карткою в установі або у найближчому відділені банку чи пошти готівкою). При оплаті консульського збору банківською карткою в установі просимо врахувати, що банківська комісія складає 4 PLN.

8. Кольорове фото 10*15 (білий фон, 60% обличчя) та 1 фото -3,5*4,5;

    Із зразком необхідного фото можна ознайомитися тут

ПОДАННЯ ДОКУМЕНТІВ для виготовлення паспортного документа для виїзду за кордон

• - здійснюється виключно за попереднью реєстрацією за посиланням https://online.mfa.gov.ua/  ;
• - присутність при формуванні заяви-анкети та поданні документів особи, яка не досягла 12-річного віку не обов’язкова;
• - присутність при формуванні заяви-анкети та поданні документів особи у віці від 12  років обов’язкова;
• - сплата консульського збору здійснюється у день подачі документів до консульської установи.

ТЕРМІН ОФОРМЛЕННЯ паспорта громадянина України для виїзду за кордон становить 90 днів без урахування терміну доставки.

УВАГА в умовах воєнного стану терміну доставки паспортів з України не встановлено. 

Паспорт оформлюється особам, які не досягли шістнадцятирічного віку, на 4 роки, а особам, які досягли шістнадцятирічного віку, – на 10 років.

За оформлення закордонного паспорта за кордоном стягується консульський збір.

Консульський збір за оформлення закордонного паспорта особам, які не досягли шістнадцятирічного віку, складає 166 PLN (автоматизована обробка даних), а особам, які досягли шістнадцятирічного віку – 539 PLN (автоматизована обробка даних 166 PLN + оформлення паспорта 373 PLN). 

Консульський збір справляється під час прийому громадян у безготівковій формі (банківською карткою в установі або у найближчому відділені банку чи пошти готівкою). При оплаті консульського збору банківською карткою в установі просимо врахувати, що банківська комісія складає 4 PLN.

Перевірити стан виготовлення закордонного паспорта можна за посиланням (у полі "Ідентифікатор сесії" необхідно вести код, зазначений на довідці).

Статус "ПРИБУВ ДО ЗДУ" означає, що документ готовий до видачі у нашій установі.

УВАГА! Статус "Виготовлений" не означає, що документ готовий до видачі, паспорт можна отримати тільки і виключно за наявності статусу "ПРИБУВ ДО ЗДУ".

Увага в умовах воєнного стану можливі перебої у роботі сайту.

Відеоінструкція щодо перевірки статусу оформлення паспорта: 

Увага в умовах воєнного стану можливі перебої у роботі сайту. У таких випадках просимо слідкувати за повідомленнями на офіційній сторінці Консульства або за нашою сторінкою у фейсбук https://www.facebook.com/gc.plg про прибуття виготовлених закордонних паспортів.

Статус "ПРИБУВ ДО ЗДУ" означає, що документ готовий до видачі у нашій установі.

Видача виготовлених закордонних паспортів відбувається без попередньої електронної реєстрацією, в ЖИВУ ЧЕРГУ  в робочі дні  15.00-16.00.
Для отримання закордонного паспорта (статус якого "Прибув до ЗДУ" записуватися в е-чергу непотрібно.

Чи необхідно перебувати на консульському обліку для оформлення/заміни закордонного паспорта?

- Ні. Факт перебування на консульському обліку не має значення при розгляді заяви щодо оформлення/заміни паспорта громадянина України для виїзду за кордон.

Чи оформлюються у консульстві біометричні закордонні паспорти?

- Так. Наразі оформляються виключно паспорти громадянина України для виїзду за кордон з біометричним носієм інформації.

Що потрібно для документування новонародженої дитини за кордоном?

Спочатку дитині необхідно зареєструвати набуття громадянства України за народженням, а потім виготовити паспортний документ.

Чи можна подати одночасно на оформлення закордонного паспорта та громадянство новонародженої дитини?

Так, це можливо, якщо дитина народилася на території одного з наступних воєводств Польщі: Поморського, Куявсько-поморського, Західно-поморського, Вармінсько-Мазурського.

Для цього треба зробити по ще одній (додатковій) копії документів, які подаються та заповнити і подати заяву на реєстрацію дитини громадянином України

Подати документи на набуття громадянства України та виготовлення паспортного документа можна в Консульстві України в Гданську за попереднім електронним записом.

Скільки чекати на паспорт?

Термін виготовлення закордонного паспорта в Консульстві становить, як правило, до 3 місяців. В умовах воєнного стану період оформлення та доставки паспорта може бути суттєво довший. Прохання зважати на це до прийняття рішення про подання документів на паспорт.

А що робити якщо я не можу чекати скільки часу?

Ви завжди можете зробити посвідчення особи на повернення в Україну, з яким повернутися в Україну, де є можливість оформити закордонний паспорт у більш стислі строки.

За необхідності - якщо Ваш новий закордонний паспорт потрібен Вам швидко - доступна опція доставки до консульства нового закордонного паспорта міжнародним експрес-відправленням коштом заявника. Більш детально про це- за посиланням https://gdansk.mfa.gov.ua/konsulski-pitannya/posvidchennya-osobi-na-povernennya-v-ukrayinu/oformlennya-pasporta-dlya-viyizdu-za-kordon.
УВАГА! В умовах воєнного стану термінова доставка неможлива!

Моїй дитині виповнилося 14 років і в неї ніколи не було окремого закордонного паспорта. Як оформити для неї закордонний паспорт?

З 14 років громадянин України зобов’язаний мати паспортний документ, що посвідчує особу та належність до громадянства України (паспорт громадянина для виїзду за кордон, паспорт громадянина України у формі ІD-картки).

За наявності одного з цих документів можливо подати заяву на оформлення закордонного паспорта до Консульства України в Гданську.

У разі, якщо дані про дитину були внесені до закордонного паспорта одного з батьків, просимо додатково надавати копію цього паспорта.

Слід врахувати, що подача документів для оформлення нового паспорта буде можлива лише після отримання відповіді від територіального управління Державної міграційної служби України.

Я вийшла заміж у Польщі. Чи можу я оформити закордонний паспорт на прізвище мого чоловіка в Консульстві України в Гданську?

Вам потрібно звернутися до територіального підрозділу ДМС України або відповідного центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) та обміняти Ваші паспортні документи (паспорт громадянина України та паспорт громадянина України для виїзду за кордон).

Я змінила прізвище в Україні / Польщі та отримала паспорт громадянина України у формі ІD-картки на нове прізвище. Чи можу я обміняти закордонний паспорт в Консульстві України в Гданську, та що для цього потрібно?

Якщо Ви виїхали з України, не провівши обмін закордонного паспорта на Ваше нове прізвище, Ви можете обміняти закордонний паспорт в Консульстві України в Гданську. Вам додатково потрібно буде надати оригінал та копію паспорта громадянина України у формі ID-картки, оформленого на нове (актуальне) прізвище.

 Зважте, що в разі обміну паспорта у зв'язку зі зміною прізвища попередній закордонний паспорт вилучається в день подачі документів, навіть у випадку наявності у ньому дійсних віз.

Чи можливо подати документи для оформлення закордонного паспорта поштовим зв'язком?

Ні, подача документів та отримання виготовленого паспорта здійснюються особисто.

Чи можливо, щоб виготовлений паспорт забрала інша особа?

Ні, паспорт може забрати лише особа, на ім'я якої оформлено та виготовлено паспортний документ, або її законний представник (матір чи батько), якщо йдеться про паспорт дитини до 16 років.

На який термін оформлюється паспорт громадянина України для виїзду за кордон?

Особі, яка досягла 16 років, закордонний паспорт оформлюється на 10 років. Дитині до 16 років закордонний паспорт оформлюється на 4 роки.

У мене народилася дитина у Польщі, чи можливо вписати її в мій закордонний паспорт?

Загалом, процедури внесення даних про дітей у паспорти батьків більше не існує .
Однак, на час дії воєнного стану в Україні цю дію повернуто.
Однак ми радимо оформити окремий закордонний паспорт дитині, після реєстрації набуття громадянства України за народженням.

Ці дії здійснюються безкоштовно, в день звернення до Консульства.

Чи можна змінити транслітерацію імені або прізвища, зазначеного в закордонному паспорті?

Внесення прізвища або імені латинськими літерами (їх транслітерація) в паспортному документі виконується відповідно до Таблиці транслітерації українського алфавіту латиницею (на сайті Державної міграційної служби України можна зробити перевірку транслітерації латинськими літерами).

За письмовою заявою особи внесення імені латинськими літерами може бути виконано: - відповідно до його написання у раніше виданих документах, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України, виданих компетентними органами України (закордонний паспорт,  паспорт громадянина України у формі ІD-картки);

- відповідно до його написання в документах, що підтверджують факт народження чи зміну імені, виданих компетентними органами іноземної держави;

- відповідно до написання прізвища її дитини/батьків або одного з них/одного з подружжя у раніше виданих їм паспортах (зокрема, паспортах для виїзду за кордон, виданих іноземними державами, якщо вони є іноземцями);

До письмової заяви додаються документи, які дають право на зміну транслітерації, легалізовані у установленому порядку та перекладені українською мовою.

УВАГА! У консульських посадових осіб відсутні правові підстави для написання латинськими літерами (транслітерація) прізвища та імені особи в паспортних документах відповідно до їх написання в інших іноземних документах - наприклад, karta pobytu.

Переклади українських документів, зроблені присяжними перекладачами, не відносяться до тих документів, на підставі яких може бути змінена транслітерація латинськими літерами прізвища та імені особи в паспортному документі.

З якого віку дитина сама може подати на закордонний паспорт?

Дитина, яка досягла 16-річного віку може подавати на паспорт заяву та документи самостійно. З цього віку згода батьків не вимагається.

Закінчується строк дії закордонного паспорта мого / моєї дитини і не встигаю оформити новий вчасно. Що робити?

За українським законодавством оформлення закордонного паспорта є правом, а не обов’язком, тож діюче законодавство України не передбачає жодних штрафів чи інших санкцій за невчасну його заміну.

Також, в умовах воєнного стану Консульство може безоплатно:
- продовжити строк дії паспорта на 5 або 4 роки;
- внести дані про Вашу дитину до Вашого закордонного паспорта;
- видати довідку про підтвердження особи.
Більше інформації про такі дії за посиланням

Чи треба брати з собою дітей, яким оформляється паспорт?

Особиста присутність дітей віком до 12 років при оформленні їм закордонного паспорта (та/або довідки про набуття громадянства України за народженням) не обов’язкова.

Натомість, присутність дітей, яким на день подання заяви виповнилося 12 років – обов’язкова.

Чи обов’язково приїжджати обом батькам для оформлення закордонного паспорта дитині?

Заяву на оформлення паспорта дитині до 16 років подає один з батьків. Присутність обох батьків не вимагається

Чи можна якось по-іншому зробити заяву – згоду, щоб до Консульства міг приїхати лише один з батьків?

Так, за умови дотриманням чітких вимог:

Підпис заявника має бути засвідчений нотаріально тобто нотаріусом. Якщо така заява робиться в українського нотаріуса, то цього достатньо. Якщо у польського нотаріуса, то вона має бути перекладена присяжним перекладачем українською мовою.

У такій заяві має бути прямим текстом зазначено: 1) хто з батьків дає згоду, 2) що це згода на оформлення паспорта громадянина України і 3) дані дитини, якій дається така згода.

Батько/матір дитини є громадянином України і не проживає у Польщі, але раніше оформив нотаріально засвідчену заяву-згоду на виїзд дитини за кордон. Чи можливо подати цю заяву для оформлення закордонного паспорта дитині без присутності іншого з батьків?

Ні, потрібно подати саме окрему нотаріально засвідчену заяву-згоду на оформлення дитині закордонного паспорта. Заява подається в оригіналі, який долучається до паспортної справи.

Як перевірити стан оформлення паспорта?

Перевірити стан виготовлення закордонного паспорта можна за посиланням (у полі "Ідентифікатор сесії" необхідно вести код, зазначений на довідці).

Статус "ПРИБУВ ДО ЗДУ" означає, що документ готовий до видачі у нашій установі.

Детальна відеоінструкція доступна за посиланням.

Скільки часу зберігається мій новий закордонний паспорт в Консульстві України в Гданську?

Відповідно до чинного законодавства України новий закордонний паспорт заявника зберігається у Консульстві упродовж одного року з дати його надходження до установи. Після року такий паспортний документ підлягає знищенню.

Як отримати свій новий паспорт?

Статус «ПРИБУВ ДО ЗДУ» означає, що документ готовий до видачі у нашій установі.

Для отримання документа необхідно зареєструватися в системі «е-Черга» (Паспортні дії – Отримання виготовленого закордонного паспорта) та прибути до установи в обраний Вами день та час.

Видача паспортів відбувається кожного буднього дня з 15 до 16 години.

Які необхідно мати документи для отримання свого нового паспорта?

Для отримання свого паспорта необхідно мати закордонний паспорт, на заміну якому Ви робили новий (він підлягає вилученню).

Чи можна при отриманні нового оформленого паспорта громадянина України для виїзду за кордон, залишити собі старий паспортний документ?

За заявою особи її анульований паспорт громадянина України для виїзду за кордон може не вилучатися, якщо в ньому проставлені одна чи декілька дійсних віз.

Які документи необхідно мати для отримання нового паспорта своєї дитини та хто може його отримати?

Отримати паспорт дитини може той з батьків, хто підписував заяву на оформлення паспорта.
Для цього необхідно мати свій закордонний паспорт та закордонний паспорт дитини, якій оформлюється новий паспорт крім випадків. Закордонний паспорт дитини подавати не вимагається, якщо їй паспорт оформлюється уперше.

Чи треба згода іншого з батьків на отримання паспорта дитині?

Ні, не треба. Надання такої згоди не передбачено.

Чи треба присутність дитини при отриманні її паспорта?

Так, якщо дитині на момент подачі клопотання виповнилося 12 років.

Якщо на день подачі клопотання на паспорт дитині не було 12 років, її присутність необов’язкова.

Чи можна отримати закордонний паспорт поштою?

Ні, така можливість не передбачена законодавством.

Чи можливо отримати новий паспорт, який я подавав до Консульства України в Гданську в іншій установі, (наприклад, в Генеральному консульстві України у Вроцлаві)?

Ні, паспорт потрібно отримувати в установі, до якої було подане клопотання.

Чи можливо отримати новий паспорт, який я подавав до іншої установи (наприклад, Генерального консульства України у Любліні) в Консульстві України в Гданську?

Ні, паспорт потрібно отримувати в установі, до якої було подане клопотання.

УВАГА!!! В умовах воєнного стану в Україні послуга недоступна.

За необхідності - якщо Ваш новий закордонний паспорт потрібен Вам швидко - доступна опція доставки до консульства нового закордонного паспорта міжнародним експрес-відправленням коштом заявника. Покрокова інструкція щодо сервісу: express-delivery-diagram.pdf ( .pdf , 783.16 Кб )

З цією метою АТ «ДХЛ Інтернешнл Україна» (DHL Express Україна) розробило на своєму сайті зручний сервіс замовлення міжнародної експрес-доставки паспортів громадянина України для виїзду за кордон до закордонної дипломатичної установи з можливістю оплати послуг платіжними банківськими картками Mastercard або VISA.

Для того, щоб скористатися сервісом, необхідно:

Перевіряти на сайті passport.mfa.gov.ua стан оформлення закордонного паспорта. Для перевірки – вводимо номер з шести цифр (це номер ідентифікатора сесії з шести цифр, який Вам видає консульська посадова особа під час оформлення паспорта).

Дочекатись, поки стан паспорта на сайті passport.mfa.gov.ua зміниться на «Документ виготовлено».

Перейти за цим посиланням на сайт АТ «ДХЛ Інтернешнл Україна» та натиснути кнопку "оформити" біля зображення українського паспорта у розділі "ДОСТАВКА".

Заповнити всі поля у формі: Країна (Польща), Посольство/Консульство (Консульство України в Гданську), Вхідний номер заявки (це номер ідентифікатора сесії з шести цифр, який Вам видає консульська посадова особа під час оформлення паспорта), ПІБ власника паспорту, Ваш e-mail.

Сплатити послугу. Підтвердженням оплати за послуги DHL Express Україна є квитанція про сплату від компанії Портмоне, яка формується автоматично після оплати замовлення і надсилається на електронну адресу заявника.

Після оформлення замовлення та оплати доставки паспорта з використанням сервісу DHL Express Україна необхідно подати особисто до Консульства (або надіслати на електронну пошту [email protected]) письмову заяву про доставку паспорта разом з копією квитанції про сплату за послуги DHL Express Україна.

Для дитини, яка не досягла 16-ти річного віку, один з батьків має заповнити заяву про доставку паспорта та подати її разом з копією квитанції про сплату за послуги DHL Express Україна.

Після того, як статус розгляду Вашого клопотання на оформлення паспорта отримав статус «Документ виготовлено», Консульство надсилає Вашу заяву з проханням здійснити доставку паспорта та копію квитанції на адресу МЗС України, яке передає виготовлений паспорт кур'єру DHL Express Україна.

Після доставки паспорта на адресу Консульства України в Гданську, його статус у Відомчій інформаційній системі буде змінено на «Документ прибув до ЗДУ», і Ви зможете отримати його в Консульстві.

При виникненні додаткових запитань щодо переміщення документа мережею DHL Express, звертайтесь, будь ласка, до контактного центру DHL Express Україна за телефоном +380444902606, або за електронною адресою: [email protected].

УВАГА! 

Просимо врахувати, що Консульство України в Гданську не є стороною угоди між громадянином та компанією DHL та не несе відповідальності за невиконання чи неналежне надання послуг із доставки паспорта у міжнародному експрес-відправленні.

Якщо Ви виявили бажання отримати  закордонний паспорт, оформлений в  територіальному органі/територіальному підрозділі ДМС України, Вам необхідно особисто звернутися до Консульства із письмовою заявою zayava-pro-peresilannya-dokumentiv.docx та документом, що підтверджує Вашу особу (паспорт громадянина України, закордонний паспорт). Для отримання паспорта на імя Вашої дитини, необхідно також мати свідоцтво про народження дитини.

Разом з тим, інформуємо, що доставка закордонного паспорта здійснюється дипломатичною поштою, термін якої становитиме від 3 місяців.

Прийом документів в порядку живої черги по ПОНЕДІЛКАХ, СЕРЕДАХ та П’ЯТНИЦЯХ з 9 до 13 години

Зараз це неможливо. Але якщо Ви подавали паспорт на отримання польської візи і не встигли забрати паспорт, то Вам необхідно інформувати Генеральне консульство Польщі у Львові (незважаючи на те, до якої установи подавали документи) про те, де саме Ви хотіли б забрати паспорт. Більше інформації  тут https://cutt.ly/GGIcIPZ.

На жаль, не можна, але Ви можете оформити новий. Зверніть увагу, нам потрібні дані з того паспорта для оформлення Вам нового - найкраще мати з собою копії першої сторінки з Вашими персональними даними.

На жаль, це неможливо: отримати паспорт можна лише в тій установі, в якій подавали документи. Просимо зважати на це при прийнятті рішення про подання заяви на оформлення закордонного паспорта. 

На жаль, ні. На паспорт дитині до 16 років  може подати заяву лише один з батьків. При цьому необхідна згода іншого з батьків. Якщо дитині виповнилося 16 років - на паспорт вона подає сама.

Так. У зв’язку зі змінами в законодавстві з 17 грудня 2022 року дозвіл іншого з батьків на оформлення закордонного паспорта дитині не вимагається.